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Exchange SE oder Exchange Online: Entscheidungshilfe für den Mittelstand

Von ·Aktualisiert am ·8 Min. Lesezeit

Exchange Server 2016 und 2019 erhalten seit dem 14. Oktober 2025 keinen Support und keine öffentlichen Sicherheitsupdates mehr. Microsoft nennt zwei Wege: den Umzug zu Exchange Online, als Einzelplan ab 3,50 € netto je Nutzer und Monat, oder das Upgrade auf Exchange Server Subscription Edition (SE), die weiter auf dem eigenen Server läuft und ein laufendes Abonnement voraussetzt. Welcher Weg passt, entscheidet sich an Betrieb, Lizenzlage und der Frage, wo die Daten liegen sollen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Support-Ende: Exchange Server 2016 und 2019 sind seit dem 14. Oktober 2025 ohne Support. Die kostenpflichtige Update-Verlängerung (ESU) endet laut Microsoft Ende Oktober 2026 und wird nicht noch einmal verlängert.
  • Exchange Online: Microsoft betreibt den Dienst. Listenpreise im Jahresabo: 3,50 € (Plan 1) und 6,90 € (Plan 2) netto je Nutzer und Monat, Stand Oktober 2026.
  • Exchange Server SE ist die einzige weiter unterstützte Version für den eigenen Server. Sie setzt Server- und Zugriffslizenzen mit aktiver Software Assurance voraus – oder Cloud-Abolizenzen für alle Nutzer.
  • Kein Zwang zur Cloud: Microsoft sagt für Exchange Server Support bis mindestens 2035 zu.
  • Frist für den Mischbetrieb: Das Update CU2 für Exchange SE, angekündigt für das erste Halbjahr 2027, lässt sich nur installieren, wenn kein Server mit Exchange 2016 oder 2019 mehr in der Organisation steht.

Was gilt seit dem Support-Ende von Exchange 2016 und 2019?

Beide Versionen haben am 14. Oktober 2025 das Ende ihres Supports erreicht. Seither liefert Microsoft nach eigenen Angaben keine Fehlerkorrekturen, keine Sicherheitskorrekturen und keine Zeitzonen-Updates mehr und leistet keinen technischen Support (Exchange Team Blog, 14. Oktober 2025). Die Server laufen weiter. Lücken, die seitdem bekannt werden, bleiben aber offen. Was das BSI für Software ohne Herstellersupport verlangt, erklärt der Ratgeber Was ist Patch-Management?.

Für die Übergangszeit hat Microsoft ein kostenpflichtiges Programm für erweiterte Sicherheitsupdates (Extended Security Updates, ESU) aufgelegt, in zwei getrennten Abschnitten:

AbschnittZeitraumBedingungen laut Microsoft
Periode 1Oktober 2025 bis April 2026Kauf über das Microsoft-Kundenteam, Preis je Server auf Anfrage
Periode 2Mai 2026 bis Ende Oktober 2026Eigener Vertrag, auch für Teilnehmer der Periode 1; für Kunden mit Enterprise Agreement; keine weitere Verlängerung

Drei Einschränkungen nennt die Ankündigung der Periode 2: Das Programm verlängert den Support nicht, Microsoft sagt nicht zu, dass in dem Zeitraum überhaupt Updates erscheinen, und verteilt werden sie nur an Teilnehmer. Für Betriebe ohne Enterprise Agreement war das Programm damit kein Weg.

Hinzu kommt eine Folge für den Mailverkehr: Microsoft drosselt oder blockiert E-Mails, die dauerhaft veraltete Exchange-Server an Exchange Online senden. Stand September 2026 genügt nach Angaben von Microsoft der Update-Stand vom Oktober 2025, um das zu vermeiden; das Unternehmen kündigt an, dass auch dieser Stand eines Tages betroffen sein wird.

Läuft der Exchange-Server auf Windows Server 2016, steht ein zweiter Stichtag an: Für das Betriebssystem endet der Support am 12. Januar 2027. Die Wege dafür beschreibt der Ratgeber zum Support-Ende von Windows Server 2016.

Exchange Online und Exchange Server SE im Vergleich

Microsoft empfiehlt, zu Exchange Online zu wechseln oder auf Exchange Server SE zu aktualisieren. Die Tabelle stellt beide Wege nebeneinander; die Angaben stammen aus den unten genannten Quellen von Microsoft.

MerkmalExchange OnlineExchange Server SE
Wer betreibt die Server?MicrosoftIhr Betrieb oder Ihr IT-Dienstleister
Updatesspielt Microsoft einzwei kumulative Updates im Jahr, dazu Sicherheitsupdates nach Bedarf; einspielen müssen Sie sie selbst
LizenzAbonnement je NutzerServerlizenz und Zugriffslizenzen mit aktiver Software Assurance – oder Cloud-Abolizenzen für alle Nutzer und Geräte, die zugreifen
Laufzeit des Supportslaufender Dienstkein festes Enddatum, solange der Server aktuell gehalten wird; Zusage bis mindestens 2035
Ort der PostfächerRechenzentren von Microsofteigener Server oder eigenes Rechenzentrum
Neue Funktionenzuerst und teils nur hier, etwa die KI-Funktionen von Microsoft 365 CopilotFunktionsupdates ab CU1, angekündigt für das zweite Halbjahr 2026

Die allgemeine Abwägung zwischen Cloud-Dienst und eigenem Server – Kosten über fünf Jahre, Leitung, Abhängigkeit vom Anbieter – behandelt die Entscheidungshilfe Cloud oder On-Premise.

Was kostet Exchange Online?

Microsoft Deutschland nennt in seiner Übersicht der Exchange-Pläne diese Listenpreise, netto je Nutzer und Monat im Jahresabo (Stand Oktober 2026):

PlanListenpreisPostfachDarüber hinaus
Exchange Online (Plan 1)3,50 €50 GB, dazu 50 GB ArchivE-Mail und Kalender
Exchange Online (Plan 2)6,90 €100 GB, dazu 1,5 TB Archivwie Plan 1 mit größerem Postfach und Archiv
Microsoft 365 Business Basic6,07 €100 GB, dazu 50 GB ArchivOffice-Programme im Browser und auf Mobilgeräten, Teams, 1 TB Cloudspeicher; für bis zu 300 Nutzer

Rechenbeispiel: Ein Beispielbetrieb mit 25 Postfächern zahlt mit Plan 1 im Monat 87,50 € (25 × 3,50 €), im Jahr 1.050 €. Mit Business Basic sind es 151,75 € im Monat (25 × 6,07 €) und 1.821 € im Jahr.

Zur Lizenz kommen einmalig die Arbeitszeit für den Umzug und laufend Posten wie Datensicherung und Betreuung. Welche das sind und wie sich die Pläne mit Office-Programmen unterscheiden, zeigt der Ratgeber zu den Kosten von Microsoft 365 je Nutzer.

Exchange Server SE: Lizenz, Laufzeit und Upgrade-Weg

Exchange Server SE ist seit dem 1. Juli 2025 verfügbar. Die erste Fassung enthält nach Angaben von Microsoft gegenüber dem letzten Update für Exchange 2019 (CU15) keine neuen Funktionen und verlangt keine neuen Lizenzschlüssel; geändert haben sich Name, Lizenzvertrag und Lebenszyklus (Exchange Team Blog, 1. Juli 2025).

Lizenz. Das Modell entspricht dem von Exchange Server 2019: Serverlizenzen und Zugriffslizenzen (CALs). Neu ist, dass ein aktives Abonnement dazugehört. Microsoft nennt in seinen Fragen und Antworten zum Upgrade zwei Möglichkeiten:

Einen Listenpreis für Exchange Server SE nennen diese Quellen nicht. Holen Sie ein Angebot bei einem Lizenzpartner oder über Ihren IT-Dienstleister ein und lassen Sie Serverlizenz, Zugriffslizenzen und Software Assurance einzeln ausweisen.

Laufzeit. Exchange Server SE folgt der Modern Lifecycle Policy: Der Support hat kein festes Enddatum, solange der Server auf aktuellem Stand ist. Neue Versionen mit Jahreszahl soll es nicht mehr geben. Im August 2025 hat Microsoft ergänzt, Exchange Server bis mindestens 2035 zu unterstützen.

Upgrade-Weg. Er hängt von der Version ab, die heute läuft:

AusgangslageWeg laut Microsoft
Exchange 2019 mit CU14 oder CU15Upgrade auf demselben Server; es läuft ab wie die Installation eines kumulativen Updates
Exchange 2019 mit CU13 oder älterzuerst CU15 installieren, dann das Upgrade auf demselben Server
Exchange 2016 mit CU23neuen Server mit Exchange SE in die Organisation aufnehmen, Postfächer umziehen, Exchange 2016 abbauen
Exchange 2013 oder ältermuss zuerst aus der Organisation entfernt werden

Zeitplan. Das erste Funktionsupdate (CU1) kündigt Microsoft für das zweite Halbjahr 2026 an; mit ihm bleiben Server mit Exchange 2016 und 2019 in derselben Organisation noch möglich. Das zweite (CU2), angekündigt für das erste Halbjahr 2027, lässt sich nur installieren, wenn alle älteren Server abgebaut sind. Künftige Updates sollen außerdem eigene Produktschlüssel für Exchange SE verlangen.

Zu den Lizenzen kommen beim eigenen Server die Posten, die schon bisher anfielen: Hardware oder virtuelle Maschine, Windows-Server-Lizenz, Datensicherung, Spam- und Virenfilter sowie die Arbeitszeit für jedes Update.

Wann passt welcher Weg?

Die folgende Einordnung ist eine Entscheidungshilfe dieses Portals, keine Vorgabe von Microsoft.

Exchange Online liegt nahe, wenn

Exchange Server SE liegt nahe, wenn

Beides schließt sich nicht aus: Im Hybridbetrieb liegen Postfächer teils in Exchange Online, teils auf dem eigenen Server. Dann sind allerdings zwei Umgebungen zu pflegen.

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Vorgehen in sechs Schritten

  1. Bestand aufnehmen. Welche Exchange-Version mit welchem Update-Stand läuft auf welchem Server? Wie viele Postfächer gibt es, wie groß sind sie? Welche Geräte und Programme versenden über den Server, etwa Scanner, Warenwirtschaft oder Ticketsystem?
  2. Lizenzlage klären. Besteht Software Assurance, und welche Microsoft-365-Pläne sind schon gebucht?
  3. Weg festlegen. Entscheiden Sie anhand des Vergleichs oben und halten Sie die Gründe fest.
  4. Angebot einholen. Verlangen Sie eine Aufwandsschätzung in Stunden mit Leistungsbeschreibung. Für Systemadministration nennt der Stundensatz-Benchmark für IT-Dienstleister als Richtwert 100–140 € netto je Stunde.
  5. Sichern und im Kleinen testen. Vor dem Umzug steht eine geprüfte Datensicherung. Ziehen Sie zuerst wenige Postfächer um und prüfen Sie Kalender, Freigaben und Mobilgeräte.
  6. Umziehen und den alten Server abbauen. Ein Exchange-Server wird nicht einfach ausgeschaltet, sondern ordnungsgemäß aus der Organisation entfernt. Ein vergessener Altserver bleibt sonst ein offenes Risiko.

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Quellen und Stand

Stand: Oktober 2026.

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Häufige Fragen

Brauchen wir nach dem Umzug zu Exchange Online noch einen Exchange-Server im Haus?

Nicht zwingend. Nach Angaben von Microsoft lassen sich Empfänger mit PowerShell und den Exchange-Verwaltungstools pflegen, ohne dass ein Exchange-Server läuft. Wer für die Verwaltung im Hybridbetrieb einen Server behält, erhält dafür weiterhin eine kostenlose Hybridlizenz. Bei Exchange Server SE gibt es Updates dafür aber nur mit Software Assurance oder einer passenden Cloud-Abolizenz, und die Hybridlizenz gilt allein für die Empfängerverwaltung: Für Postfächer oder ein Mail-Relay im Haus ist eine reguläre Lizenz nötig.

Prüft Exchange Server SE die Lizenz regelmäßig online?

Nein. Microsoft schreibt, dass Exchange Server SE keine Online-Lizenzprüfung durchführt und keine verlangt: Nach Eingabe eines gültigen Produktschlüssels folgt keine weitere Prüfung. Das Abonnement muss trotzdem laufen, damit der Betrieb lizenzkonform bleibt und künftige Updates zugänglich sind.

Bei uns läuft noch Exchange 2013 oder älter. Geht das Upgrade direkt?

Nein. Laut Microsoft muss Exchange Server 2013 oder älter zuerst aus der Organisation entfernt werden, bevor sich Exchange Server 2019 mit dem letzten Update oder Exchange Server SE installieren lässt. Der Support für Exchange 2013 ist bereits am 11. April 2023 ausgelaufen.

Welcher IT-Partner-Typ passt zu Ihnen?

Wenige Fragen, eine ehrliche Einordnung statt Bauchgefühl.

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